Pasos para crear un plan de capacitación + ejemplo

Crear un plan de capacitación empresarial es una parte esencial del éxito de cualquier empresa. Es una forma de garantizar que todo tu equipo tenga los conocimientos y habilidades necesarias para desempeñar sus funciones laborales con el nivel más alto posible.

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Al ofrecer a los colaboradores oportunidades de ampliar sus conocimientos en el sector, se fomenta una cultura de profesionalidad y un mejor rendimiento. En este post te daremos la guía para desarrollar un plan de capacitación eficaz de una manera óptima.

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Formar un equipo eficaz y fuerte es algo que toma tiempo. Requiere esfuerzo encontrar la combinación ideal de personalidades y aptitudes que se dirijan hacia un mismo objetivo. Las empresas invierten mucho tiempo en elegir al mejor, pero incluso si se logra conseguir a un gran empleado, este solo permanecerá si se siente satisfecho y valorado en su entorno laboral, y aquí es donde entran al mapa la importancia de los planes de capacitación.

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Crear estas oportunidades de aprendizaje para los colaboradores aumenta las tasas de retención y ofrece efectos positivos en la productividad. Ahora, con esto en mente, vamos a decirte el proceso ideal para realizar uno.

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Pasos para crear un plan de capacitación

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Un plan de capacitación impulsa el desarrollo de las habilidades y conocimientos de los colaboradores. Se compone de una definición clara de objetivos, la gestión adecuada de recursos y la participación activa de todo el equipo.

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Existen 7 pasos fundamentales que puedes tomar como guía al desarrollar tu programa de capacitación:

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1. Detecta las necesidades de capacitación

Antes de comenzar a desarrollar un plan de formación para los colaboradores, es importante evaluarlos primero. Hazte la siguiente pregunta, ¿qué tipos de necesidades existen? Es probable que los nuevos empleados necesiten distintas formas que los que llevan más tiempo colaborando en la empresa. Asegúrate de que cada quién comprenda su rol dentro de la organización. Aquí te compartimos un artículo en donde hablamos más sobre cómo realizar una detección oportuna de necesidades de capacitación →.

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2. Escoge el plan

Hoy en día existen un sinfín de métodos de aprendizaje entre los cuales elegir, sobre todo en línea. Lo primero que debes de pensar es en la habilidad que se desea mejorar. Aquí algunos ejemplos:

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✅ e-Learning: las capacitaciones presenciales cada vez son menores, hoy en día las empresas aprovechan la formación digital que permite a los colaboradores explorar nuevas habilidades y conocimientos a su propio ritmo a través de una plataforma e-learning. Normalmente, se componen de vídeos, lecturas y evaluaciones.

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✅ Individual: ideal para el colaborador que recién ingresó a la empresa o los miembros del equipo que requieran un nivel de apoyo mayor o específico. La capacitación 1 a 1 es una excelente opción.

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✅ Grupal: puede ser en el lugar de trabajo y normalmente es dirigido por un instructor. Muchas de estas capacitaciones masivas son para dar a conocer grandes cambios en los departamentos o empresas.

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✅ Talleres: son una de las formas más prácticas de capacitación, los colaboradores se involucran más, interactúan y se realizan ejemplos o aplicaciones de lo aprendido.

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3. Analiza a tu equipo

Estudia a los colaboradores de tu empresa para desarrollar el mejor plan de capacitación para cada grupo, es decir, personaliza sus aprendizajes. No es lo mismo crear un curso para un grupo aprendiz, que para uno experimentado; o capacitar sobre tendencias digitales a millennials que a los baby boomers. Conoce a tu audiencia.

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4. Establece los objetivos de aprendizaje

Como lo hemos mencionado en nuestras entradas de blog anteriores, debes de saber qué es lo que quieres lograr para poder desarrollar el plan. ¿Qué es lo que quieres que los colaboradores obtengan al finalizar la capacitación? Escríbelo como objetivo. Ejemplo, si te dedicas a la venta de automóviles y quieres capacitar a tu equipo de ventas, sería: Proporcionar nuevas habilidades técnicas a los agentes de ventas para incrementar sus cierres. Conoce más sobre cómo redactar objetivos SMART.

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5. Crea los recursos

Es uno de los puntos con más peso durante toda la capacitación. ¿Cómo presentarás toda la información que deseas compartir con tu equipo? Actualmente, hay muchos formatos para exponerla, pueden ser:

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✅ Videos

✅ Lecturas

✅ Presentaciones

✅ Infografías

✅ Hojas de cálculo

✅ Manuales y guías

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6. Pon en marcha el plan de capacitación

Es momento de poner en práctica todo lo organizado. Pon atención a los detalles, fluidez e inconvenientes que surjan durante el programa. Llevar un monitoreo de cerca te ayudará a garantizar que todos los participantes se beneficien del plan sin problemas. Si surge algo inusual, tómalo como una oportunidad para mejorar en futuros planes y sesiones, cualquier programa exitoso se mejora continuamente.

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7. Evaluar el programa de capacitación

Dicen que lo que no se mide no se puede mejorar, por esta principal razón, debes utilizar herramientas cuantitativas para evaluar la eficacia de tu programa de capacitación, tanto en aprendizaje cómo en los resultados obtenidos tiempo después de formar al equipo. No evites ajustar el plan, la mayoría de las veces los cambios llevan al éxito.

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3 Consejos para tu programa de capacitación

El éxito empresarial va más allá de solo planear y organizar la logística del plan de capacitación, es necesario involucrarse a una manera más personal con tu equipo. A continuación, te damos 3 consejos muy útiles para este tema.

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Conoce a tu equipo

Saber qué les gusta, cuáles son sus mejores métodos de aprendizaje, en qué áreas están interesados en desarrollarse, etc. ayudará a mejorar y dirigir con sumo éxito la capacitación y aprendizaje. Conócelos y reúne toda la información necesaria para encaminar el plan.

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Establece el propósito práctico

Realmente, ¿qué es lo que se espera después de la capacitación? Tanto el equipo como tú. Establece un enfoque bien claro utilizando verbos como: "aumentar", "disminuir", etc. para ayudar a calibrar los progresos.

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Selecciona la metodología de acuerdo con el presupuesto

Sabemos que el tema económico a veces es un limitante para algunas empresas. Nuestra mejor recomendación es que contrates los servicios de una  plataforma LMS especializada en impulsar las estrategias de talento de las compañías, ¡ni te imaginas el trabajo que te ahorrará! O en caso de no ser posible, ajusta el plan de capacitación a los recursos humanos y materiales internos de la empresa.

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Ejemplo de plan de capacitación

En las siguientes líneas te detallamos de forma práctica la estructura de un plan de capacitación. El ejemplo que hemos tomado es sobre la formación para un equipo de ventas.

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Necesidad de capacitación: Incrementar la tasa de conversión.

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Plan de capacitación: E-learning (plataforma LMS).

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Análisis del equipo: Agentes de ventas con 2 0 3 años de experiencia, millennials, amantes de la tecnología y redes sociales, extrovertidos, sociables y con ambiciones de desarrollarse profesionalmente.

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Objetivos de aprendizaje: Proporcionar a los vendedores nuevas herramientas para el cierre de ventas, mejorar el engagement con el cliente potencial y adquirir un mayor conocimiento técnico del producto.

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Recursos: Videos con instructor, manuales de speech de ventas y guías del producto.

Los siguientes pasos son ponerlo en práctica, observar la fluidez y evaluar los resultados. Hacer una actualización o ajustes de ser necesario y volverlo a examinar. Verás que se irá puliendo e incrementando resultados al poco tiempo.

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Crea un plan de capacitación con una plataforma e-learning

En lapzo sabemos el esfuerzo, tiempo y recursos que puede tomar crear un plan de capacitación bien estructurado, por eso ¡nosotros te ayudamos! Con nuestra plataforma podrás hacer cursos en minutos, gamificarlos y monitorear los avances en tiempo real; conectarla con otras herramientas, crear rutas de aprendizaje personalizadas y descargar tus reportes DC3 y DC4. Nuestro módulo de Capacitación y Aprendizaje es realmente tu mejor aliado para desarrollar un plan de capacitación eficiente para tu equipo.

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Preguntas Frecuentes sobre los programas de capacitación y su efectividad